Comment mener à bien la transformation des systèmes d’information ?

L’intégration d’une nouvelle application dans un système d’information peut, à elle seule, nécessiter la transformation de ce dernier. Pour avoir un système d’information efficace et qui répond constamment aux besoins de l’entreprise, il a besoin d’être régulièrement mis à jour, et transformé en fonction des dernières évolutions technologiques, mais aussi des dernières évolutions de l’entreprise en termes de besoins, de stratégie, de performances, de fonctionnement, de valeurs etc.

Voici les différentes étapes à suivre et nos conseils pour mener à bien la transformation de vos systèmes d’information en entreprise.

Faire un audit précis des systèmes d’information

Avant d’acquérir le dernier outil présenté comme révolutionnaire ou de mettre en place un nouveau système d’information, il est indispensable de commencer par faire un état des lieux précis du SI déjà présent dans l’entreprise.

Cet audit se devant d’être complet, commencez par évaluer les installations matérielles. Ensuite, évaluez toutes les applications utilisées dans les différents services de l’entreprise, en vous posant à chaque fois les questions suivantes :

• Ont-elles besoin d’être renouvelées, modernisées ?
• Combien coûte leur utilisation/leur maintenance ?
• Répondent-elles aux besoins de l’entreprise, ou au moins contribuent-elles efficacement au bon fonctionnement du système d’information ?
• Sont-elles faciles à prendre en main et à utiliser ?
• Génèrent-elles de la valeur pour l’entreprise ?
• Y a-t-il des risques associés à leur utilisation ?

Vérifiez également qu’il n’y ait pas de doublons, c’est-à-dire plusieurs applications différentes utilisées dans l’entreprise alors qu’elles ont les mêmes fonctions.

Les réponses à ces questions vous permettront de déterminer si oui ou non, il est pertinent de transformer votre système d’information.

Tant que le SI en place est efficace, répond aux besoins de l’entreprise, et que son coût est inférieur ou égal au coût d’un SI plus moderne, alors il est préférable de le laisser en place et éventuellement d’attendre le moment où il ne répondra plus à vos critères les plus essentiels pour procéder à une transformation.

Transformation des SI : Mettre en place un plan d’action

Si l’audit de votre système d’information révèle la nécessité d’y opérer des transformations, alors voici comment procéder, en adaptant votre stratégie aux types de transformations à opérer.

Choisir les bons outils

Un système d’information efficace et fiable passe par le choix et l’utilisation des bons outils. Pour cela, renseignez-vous au maximum sur les différents types de systèmes d’information existants, ce qu’ils peuvent apporter à votre entreprise, comment ils pourraient répondre à vos besoins etc.

Par exemple, serait-il préférable d’opter pour une architecture en micro-services ou pour une API (Application Programming Interface), en sachant qu’il est également possible d’utiliser les deux (les applications en micro-services utilisant fréquemment des API pour interagir).

Pour choisir les bons outils, vous pouvez également vous poser les questions suivantes (liste non exhaustive) :

• Le système d’hébergement actuel des applications utilisées est-il optimal ?
• Faut-il plutôt opter pour un hébergement physique, un cloud, ou pourquoi pas une solution hybride ?
• Les applications existantes nécessitent-elles d’être changées ou simplement réarchitecturées (reprogrammées) ?

Pour chaque choix, déterminez en quoi précisément ces nouveautés vont apporter des améliorations à votre SI, et plus largement à votre entreprise.

Choisir la bonne stratégie

Outre les aspects purement techniques, il vous faudra également penser à la bonne intégration du nouveau système d’information auprès de ses utilisateurs. La transformation du système d’information que vous souhaitez opérer nécessitera-t-elle de former vos collaborateurs à de nouveaux outils ? Si oui, comment ?

Si ce n’est pas déjà le cas dans votre entreprise, la mise en place d’un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) en complément peut être un réel atout pour faciliter les transformations des systèmes d’information. Certaines entreprises choisissent également de former leurs collaborateurs via une plateforme d’e-learning interne.

Accompagner le changement avec vos collaborateurs

Lorsqu’une entreprise change son système informatique, il faut bien évidemment qu’elle embarque avec elle ses collaborateurs. Ce seront eux les utilisateurs finaux de ce nouvel outil.

La communication est primordiale, comme pour toute transformation au sein d’une entreprise. Dans ce cas précis, il faudra mettre l’accent sur l’aspect pédagogique, et rassurer vos collaborateurs sur l’utilité d’une telle transformation, en expliquant les améliorations qu’elle va apporter à la fois pour l’entreprise et dans leur quotidien.

L’objectif principal des transformations de systèmes d’information reste de toujours mieux répondre aux besoins de l’entreprise et de ses utilisateurs pour qu’ils puissent réaliser leurs tâches quotidiennes avec efficacité.

En conclusion, les évolutions technologiques entraînent, tôt ou tard, des évolutions dans tous les autres domaines (stratégique, marketing, commercial, gestion RH etc.), donc la nécessité de renouveler et moderniser les SI en entreprise.

Avec une bonne préparation, une bonne méthodologie et une bonne connaissance de votre système d’information actuel, la transformation de votre SI se déroulera de manière fluide et optimale. Si vous souhaitez garantir cette réussite, un manager de transition spécialisé en informatique et SI reste l’idéal. En effet, ils ont déjà de l’expérience en la matière et rencontrent régulièrement cette problématique.

N’hésitez pas à réserver une consultation gratuite pour en savoir plus.

‍