Comment faire face à une surcharge d’activité ?

Souvent soudaine, toujours urgente, la surcharge d’activité dans une entreprise peut être parfois délicate à gérer. En tant que manager, le défi consiste à trouver le juste équilibre entre objectifs à atteindre, organisation du travail et motivation des équipes.

Voici nos conseils pour faire face à une surcharge d’activité dans votre entreprise, de manière sereine, tout en restant efficace et productif.

Faire face à une surcharge d’activité : comment procéder ?

Méthode et organisation

En tant que manager, vous êtes probablement déjà très méthodique et organisé dans votre travail et la manière dont vous gérez vos équipes. Lors d’une surcharge importante d’activité, la clé réside dans votre capacité à conserver, voir à augmenter si nécessaire, cette organisation et ce méthodisme.

Pour cela, la recette reste cependant la même : listez vos objectifs et priorisez-les. Il en va de même pour les tâches quotidiennes, hebdomadaires voire mensuelles de vos collaborateurs et de vous-même.

En cas de surcharge d’activité, il peut également être judicieux de faire le tri et de supprimer les tâches superflues ou qui peuvent facilement être déléguées ou externalisées.

Gérer vos émotions

Comme pour toute situation d’urgence dans une entreprise, les collaborateurs vont s’appuyer sur vous, consciemment ou non, pour juger de l’ampleur de la situation.

Par ailleurs, pour bien gérer une situation d’urgence quelle qu’elle soit, la règle numéro un est de parvenir à garder son sang-froid.

Pour toutes ces raisons, pour parvenir à gérer à la fois les aspects techniques et concrets et les aspects émotionnels et humains lors d’une surcharge d’activité, il est essentiel que vous puissiez avant tout à garder votre calme.

Si ce conseil peut sembler plus facile à donner qu’à appliquer, il reste cependant incontournable.

Mobiliser et motiver vos équipes

C’est probablement l’une des tâches les plus difficiles à maîtriser lors d’une surcharge d’activité, et c’est en même temps un élément déterminant pour réussir à gérer cette montée en charge.

La mobilisation et la motivation de vos équipes est en effet indispensable pour atteindre vos objectifs.

Pour commencer, soyez transparent, et informez vos collaborateurs de la situation le plus régulièrement possible.

Donnez-leur des directives claires en leur expliquant si possible de quelle manière ces directives permettront à vos équipes de gérer la surcharge d’activité tout en atteignant les objectifs fixés.

Enfin, conservez la motivation de vos collaborateurs, notamment en les rassurant sur la situation (une surcharge importante d’activité peut être effrayant pour certains), en leur fixant des objectifs atteignables et en leur donnant des directives sans toutefois leur infliger trop de pression.

Recruter de nouveaux collaborateurs

Si le budget de votre entreprise le prévoit et vous le permet, n’hésitez pas à faire appel à de nouveaux collaborateurs pour faire face à une surcharge d’activité.

Non seulement cela permettra d’atteindre les objectifs fixés plus efficacement et plus sereinement, mais cela permettra en même temps à vos collaborateurs de ne pas se retrouver trop surchargés de travail et de rester efficaces et productifs.

Pour cela, vous pouvez recourir à des CDD, à des agences de travail temporaire ou même à des cabinets de recrutement, habitués eux aussi aux recrutements volumiques.

Le plus souvent, les entreprises utilisent cette solution pour décharger leurs collaborateurs des tâches les plus répétitives et nécessitant les qualifications les plus basses, afin de pouvoir recruter rapidement des profils plus faciles à trouver.

Surcharge d’activité et management de transition

Selon son ampleur et sa durée, une surcharge d’activité peut également engendrer une urgence managériale.

En d’autres termes, outre de la main d’œuvre supplémentaire, vous pourriez avoir besoin de managers en renfort pour gérer ces nouvelles équipes, ou pour organiser la gestion de la surcharge d’activité elle-même.

Le manager de transition est le profil idéal pour répondre à un tel besoin. Habitués à la gestion de crise en entreprise, qui constitue leur cœur de métier, les managers de transition sont régulièrement amenés à faire face à des surcharges d’activités, quelle que soit leur spécialité (DRH de transition, directeur financier, directeur industriel etc.).

Fort de son expérience professionnelle importante et de son expertise en matière de gestion des situations d’urgence managériale, le manager de transition peut être un soutien précieux, voire indispensable dans certains cas, pour gérer sereinement et efficacement votre surcharge d’activité.

Expert dans le sourcing et le placement de managers de transition dans les entreprises, OpenTransition met à votre disposition toute une gamme d’outils et de services afin d’accompagner votre entreprise dans la gestion de tous ses événements majeurs.

Vous avez besoin d’un manager expérimenté pour vous accompagner et soutenir une période de surcharge d’activité ? N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos besoins et que nous vous proposions une solution adaptée et personnalisée.

‍